A Nemzeti Média- és Hírközlési Hatóság Másolatkészítési Szabályzata

Jelen Másolatkészítési Szabályzat (a továbbiakban: Szabályzat) célja a Nemzeti Média- és Hírközlési Hatósághoz (a továbbiakban: Hatóság) érkezett papíralapú küldemények szükség szerinti hiteles elektronikus irattá történő átalakítására vonatkozó alapvető és egységes szabályok meghatározása az elektronikus ügyintézés és a bizalmi szolgáltatások általános szabályairól szóló 2015. évi CCXXII. törvény, az elektronikus ügyintézés részletszabályairól szóló 451/2016. (XII. 19.) Korm. rendelet (a továbbiakban: Korm. rendelet), valamint a Nemzeti Média- és Hírközlési Hatóság Egyedi Iratkezelési Szabályzatáról szóló 1/2019. számú Elnöki Utasítás (a továbbiakban: Iratkezelési Szabályzat) rendelkezéseinek figyelembevételével.

A Szabályzat a vonatkozó jogszabályokkal összhangban tartalmazza a papíralapú dokumentumról hiteles elektronikus másolat készítésének eljárási rendjét és műszaki feltételeit.

Az utasítás hatálya nem terjed ki az elektronikus irat hiteles papíralapú irattá alakítására, illetve a kiadmányozó által az elektronikus iratról kiállított hiteles papíralapú kiadmány, valamint az előállító által a papíralapú iratról készített elektronikusan hitelesített irat elektronikus ügyintézés és a bizalmi szolgáltatások általános szabályairól szóló 2015. évi CCXXII. törvényben meghatározott előállítására.

I. Fogalmak

A Szabályzat vonatkozásában:

1. Másolatkészítő rendszer

A másolatkészítés során alkalmazott hardver, szoftver, jelen Szabályzat, valamint ezek együttese.

2. Metaadat

A papíralapú dokumentumra, illetve a hitelesítés körülményeire vonatkozó információkat tartalmazó adat.

3. HALK

Hitelesítéskezelő alkalmazás, amely az elektronikus aláírással kapcsolatos összes alapfunkciót (aláírás, időbélyegzés, ellenőrzés) biztosítja, más rendszerkomponensektől teljesen függetlenül, önmagában működőképes kliens alkalmazás.

A további vonatkozó fogalmakat az Iratkezelési Szabályzat tartalmazza.

II. Hiteles elektronikus másolatkészítés papíralapú iratról

1. A Hatóság a papír alapon érkezett küldeményt az Iratkezelési Szabályzat III/3.10-3.12. pontjainak megfelelően az érkeztetés során elektronikus másolattá alakítja át (a továbbiakban: szkennelés). A szkennelés során az elektronikus másolat a Hatóság számítógépes iratkezelő rendszerében az irat adataihoz automatikusan csatolásra kerül.
2. Papíralapú dokumentumról hiteles elektronikus másolat készítésére vonatkozó igényt az Igazgatási Osztály (a továbbiakban: IGO) vezetőjének kell e-mailben jelezni, aki a jelzést követően gondoskodik a hiteles másolat elkészíttetéséről az eredeti és az 1. pont szerinti szkennelt dokumentum felhasználásával.
3. Papíralapú dokumentumról hiteles elektronikus másolat előállítását a másolatkészítésre vonatkozó igény alapján az IGO vezetője által kijelölt igazgatási munkatársak (a továbbiakban: másolatkészítő személy) végezhetik.
4. A másolatkészítő személy megállapítja a papíralapú dokumentum és az elektronikus másolat képi és tartalmi megfelelését. A képi és tartalmi megfelelőség egyedileg és oldalanként kerül ellenőrzésre.
5. A másolatkészítés sikeres, ha az eredeti papíralapú dokumentum és az elektronikus másolat képi és tartalmi megfelelése megállapítható, azaz az eredeti papíralapú dokumentum tartalmi és formai elemeinek egyezősége biztosított.
   Amennyiben a képi és tartalmi megfelelés nem állapítható meg, a szkennelést meg kell ismételni, valamint a képi és tartalmi megfelelés megállapítására nem alkalmas dokumentumot törölni kell.
6. A képi és tartalmi megfelelés megállapítását követően a másolatkészítő személy az MS Excel alkalmazás segítségével rögzíti a Szabályzat II/8. pontja szerinti adatokat a hitelesítési záradék sablon megfelelő mezőinek kitöltésével, ezután PDF-ként, majd XML-ként történő elmentésével. A folyamat zárásaként egy összegző PDF dokumentum áll elő, amelyen a másolatkészítő személy elektronikus aláírást és időbélyegzőt hoz létre a HALK programmal.
7. Ha a papíralapú dokumentum tulajdonságai miatt az elektronikus másolat nem tartalmazza a papíralapú dokumentum teljes tartalmát, az adatok között azt is fel kell tüntetni, hogy a másolat a papíralapú dokumentumot mely részében tartalmazza.
8. A hiteles elektronikus másolaton az alábbi adatokat kell rögzíteni:
   1. „Az eredeti papíralapú dokumentummal egyező.” szövegrész,
   2. papíralapú dokumentum iktatószáma,
   3. másolatkészítő szerv elnevezése,
   4. másolatkészítő személy neve,
   5. másolatkészítő rendszer megnevezése és verziószáma,
   6. másolatkészítési szabályzat megnevezése,
   7. másolatkészítés időpontja (az elektronikus aláírás létrehozásának időpontja),
   8. másolatkészítési rend elérhetősége,
   9. kivonat esetén, a másolat a papíralapú dokumentum mely részét tartalmazza.
9. A másolatkészítő rendszer dokumentációját, illetve a másolatkészítés műszaki feltételeit az 1. számú melléklet tartalmazza.
10. Jelen Szabályzatot a Hatóság külső honlapján közzé kell tenni, melyről az IGO vezetője gondoskodik.

III. A másolatkészítéshez kapcsolódó felelősségek

A hiteles másolat jelen szabályzat II/4-9. pontjában és az irányadó jogszabályokban foglaltaknak megfelelő elkészítéséért a másolatkészítő személy az általános fegyelmi felelősségi rendelkezések szerint felel.

IV. Záró rendelkezés

Jelen Elnöki Utasítás a kihirdetést követő napon lép hatályba.

Budapest, 2019. április 15.

Dr. Karas Monika s.k.
elnök

1. sz. melléklet: A másolatkészitő rendszer dokumentációja és a másolatkészítés műszaki feltételei

A hiteles elektronikus másolat készítéséhez szükséges műszaki feltételek

A Számítógépes Ügyiratkezelő Rendszer (SZÜR) által szkennelt és iktatott dokumentum rendelkezésre állása szükséges, mint kiindulási feltétel. Ezen folyamat leírását a SZÜR Szkenner rendszerének Szkennelő rendszer telepítési és adminisztrátori (szkenner_admin_1_1.docx), valamint felhasználó (szkenner_felhasznaloi_1_2.docx) kézikönyvei ismertetik.

A hiteles elektronikus másolat készítésének további műszaki feltételei:

1. A NISZ által kibocsátott minősített elektronikus aláíró tanúsítvány
2. Windows 10x64 operációs rendszerű számítógép, minimum 4 GB RAM, 100 GB merevlemez, TCP / IP hálózati kapcsolat interneteléréssel (tanúsítványvisszavonási információk, időbélyeg-szolgáltatás eléréshez)
3. A másolatkészítési rendszer 1.0-s verziója a következő szoftverelemek használati útmutató (HMK_felhasznaloi_utmutato_v1.3.docx) szerinti használata esetén jön létre. A rendszer a következő szoftverkomponensekből áll:
   • Adobe Acrobat DC 2019.x
   • Microsoft Excel (v16.0) táblázatkezelő
   • jPDF Tweak (v1.1) PDF kezelő szoftver
   • HALK (v5.0.2)