Az adatszolgáltatóknak az adatok benyújtását megelőzően az Adatkapu rendszerben lehetőségük van az adatszolgáltatást tartalmazó xls állomány, illetve tömörített csv állományok előzetes ellenőrzésére. Az adatszolgáltatást tartalmazó állomány(ok) feltöltését követően az „EHAR-FF ellenőrzés” elnevezésű gomb megnyomását követően az adatszolgáltatás az Adatkapu rendszeren keresztül előzetesen ellenőrzésre kerül, amelynek eredményeként az adatszolgáltató az azonosított hibákkal kiegészített xls állományt, illetve tömörített csv állományokat kap vissza.

Az Adatkapu a „Beküldés” gomb megnyomásával az adatszolgáltatást tartalmazó állomány(ok) ellenőrzését automatikusan is elvégzi. Amennyiben az adatszolgáltatás nem tartalmaz hibákat vagy csak benyújtást nem akadályozó hibákat tartalmaz, az Adatkapu az adatszolgáltatás benyújtását lehetővé teszi. Amennyiben az adatszolgáltatás benyújtást akadályozó hibákat tartalmaz, akkor az Adatkapu az adatszolgáltatás benyújtását nem teszi lehetővé. Amennyiben az adatszolgáltatás bármilyen hibát tartalmaz, akkor az Adatkapu az Adatszolgáltató számára az azonosított hibákkal kiegészített xls állományt, illetve tömörített csv állományokat megküldi.

Az adatszolgáltatást tartalmazó állomány(ok) ellenőrzése az adatszolgáltatás feldolgozhatóságát akadályozó hibák beazonosítására és az adatszolgáltatásban megadott adatok tartalmi helyességének vizsgálatára terjed ki.

A feldolgozhatóságot akadályozó hibák közé az adatszolgáltatás tartalmi vizsgálatát lehetetlenné tevő hibák tartoznak (pl. megadott adatszerkezet adatszolgáltató általi módosítása, hiányosan kitöltött mezők stb.). Az ilyen típusú hibák az adatszolgáltatás elektronikus feldolgozását nem teszik lehetővé, előfordulásuk valamennyi esetben az adatszolgáltatás ismételten történő benyújtásának előírását tenné szükségessé, ezért – a hatékonyság általános közigazgatási rendtartásról szóló 2016. évi CL. törvény (Ákr.) 4. §-ában és Eht. 24. § (1) bekezdés (i) pontjában is rögzített általános szempontjára, valamint az ügyintézésnek a tájékoztatásban közzétetteknek megfelelő elektronikus úton való teljesítésével kapcsolatos, az elektronikus ügyintézés és a bizalmi szolgáltatások általános szabályairól szóló 2015. évi CCXXII. törvény 10. § b) pontjában foglalt követelményére is tekintettel – az Adatkapu rendszer az ilyen hibákat tartalmazó adatszolgáltatások benyújtását nem teszi lehetővé. A hiba benyújtást akadályozó hibaként feltüntetésre kerül az adatszolgáltató részére visszaadott, hibákkal kiegészített adatállományban.

Az adatok tartalmi helyességének vizsgálata az adatok belső konzisztenciájának ellenőrzésére terjed ki. Ennek keretében az egyes kitöltött mezőkön belüli, a mezők és mezőkombinációk közötti műszaki, logikai összefüggések (pl. kizáró technológia-átviteli közeg kombinációk, maximális-átlagos sebesség viszonya stb.) kerülnek ellenőrzésre. Azok a hibák, amelyeknél egyértelműen megállapítható, hogy a háttérben kitöltési hiba áll és előfordulásuk valamennyi esetben a hiányok pótlását és az adatszolgáltatás ismételten történő benyújtásának előírását tenné szükségessé, benyújtást akadályozó hibáknak minősülnek és ebben az esetben – a hatékonyság fent leírt szempontjára tekintettel – az Adatkapu rendszer az adatszolgáltatás benyújtását nem teszi lehetővé.

Azokban az esetekben, ahol a téves kitöltés valószínűsíthető, ugyanakkor előfordulhat, hogy a háttérben az adott adatszolgáltatóra jellemző speciális műszaki körülmények állnak, az adatszolgáltatás az adatszolgáltató döntése szerint benyújtható, ugyanakkor az ilyen típusú hiba benyújtást nem akadályozó hibaként feltüntetésre kerül a hibákkal kiegészített adatállományban. Ez lehetőséget teremt az adatszolgáltató számára, hogy a benyújtás előtt a jelzett hibákat megvizsgálja és indokolt esetben az adatszolgáltatását javítsa.

Az átláthatóság és egyértelműség, valamint adatszolgáltatás megkönnyítése és a hatékony lebonyolítása érdekében a benyújtást akadályozó hibák leírását a kitöltési útmutató tartalmazza.

Az adatok Adatkapun történő benyújtását követően az Elnök megvizsgálja a benyújtást nem akadályozó hibákat, illetve az adatok megfelelőségével kapcsolatban az egyéb forrásból rendelkezésre álló, illetve korábbi időszakra vonatkozóan megadott adatok alapján további konzisztenciavizsgálatot végez. Amennyiben az Elnök az ellenőrzés eredményeként megállapítja, hogy az adatszolgáltatás ismételt benyújtására van szükség, akkor megindítja a Rendelet 6. § (10) bekezdése szerinti eljárást, amelynek eredményeként ismételt adatszolgáltatást ír elő és indokolt esetben bírságot határoz meg. Amennyiben az Elnök az ellenőrzés eredményeként megállapítja, hogy az adatszolgáltatás csak olyan hibákat tartalmaz, amelyek javításához további adatszolgáltatásra, illetve információ benyújtására nincs szükség, akkor a hibákat saját hatáskörben javítja és a Rendelet 3. § szerinti elemzését a javított adatok felhasználásával végzi el.